Unser Kollege Karl-Heinz Bohle, Verwaltungsmitarbeiter (Forderung/Mahnwesen) in der RUW-Zentrale in Münster, berichtet von seinen Erfahrungen zum Forderungsreport für die Geschäftsführung.
Herr Bohle, Sie erstellen regelmäßig einen Forderungsreport für die Geschäftsführung. In den vergangenen Wochen haben Sie mit Ihrem Team einen neuen Report erstellt. Was hat sich konkret verändert?
Bisher haben wir in unserem Buchhaltungssystem einmal pro Woche eine drei bis vier Seiten lange Liste mit unseren Debitoren generiert und ausgedruckt. Die Liste mussten wir mit den Zahlungseingängen der Kunden abgleichen, um anschließend einen Forderungsreport zu erstellen. Diesen haben wir der Geschäftsführung jeweils montags zur Verfügung gestellt. Die Erstellung dauerte fast einen ganzen Arbeitstag.
Heute dauert die Erstellung des Reports nur noch wenige Sekunden. Unser Buchhaltungssystem Integra erstellt auf Knopfdruck automatisch eine Liste mit den relevanten Debitoren. Ein aufwendiger Abgleich von Listen und Zahlungseingängen entfällt.
Was sind aus Ihrer Sicht die Vorteile der neuen Arbeitsweise?
Es passieren keine Übertragungsfehler mehr und der Zeitgewinn ist enorm. Durch die Zeitersparnis bei der Erstellung des Reports kann ich mich deutlich intensiver um die Forderungsüberwachung kümmern. Gleichzeitig kann ich mehr Zeit in die Pflege der Debitorendaten investieren.
Wie beurteilen Sie das neue System? Sehen Sie noch weiteres Verbesserungspotenzial?
Das erste Ergebnis übertrifft meine Erwartungen. Den neuen Forderungsreport erstellen wir allerdings erst seit zwei Wochen und sammeln zunächst Erfahrungen. Verbesserungspotenzial wird sich im Laufe der Zeit mit Sicherheit ergeben.
Vielen Dank für das Gespräch.
